En bref :
- Un logiciel RH ne doit contenir que les données nécessaires à la gestion du personnel.
- L’accès est réservé aux personnes chargées de la gestion du personnel, les managers n’accédant qu’aux données utiles à leurs fonctions.
- Les salariés doivent être informés du traitement et peuvent accéder à leur dossier sans justification.
- Le fichier de gestion du personnel doit figurer dans le registre des activités de traitement.
Logiciel RH : un traitement de données encadré
Tout logiciel RH, qu’il s’agisse d’un SIRH complet, d’un logiciel de paie ou d’un outil de gestion des congés, traite des données personnelles. La CNIL a publié le 17 août 2023 une page de référence sur les règles applicables à la gestion du personnel.
Les données qui peuvent être collectées
L’employeur peut collecter les informations nécessaires à :
- la gestion administrative du personnel ;
- l’organisation du travail ;
- l’action sociale au bénéfice des salariés.
La CNIL cite par exemple le type de permis de conduire détenu ou les coordonnées d’une personne à prévenir en cas d’urgence.
Qui peut accéder aux données ?
| Profil | Accès |
|---|---|
| Personnes chargées de la gestion du personnel | Consultation des informations du dossier |
| Supérieurs hiérarchiques | Uniquement les données nécessaires à l’exercice de leurs fonctions |
| Tiers | Aucune communication des coordonnées personnelles, sauf obligation légale ou décision de justice |
Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la présence du salarié dans l’organisme. Après son départ, certaines doivent être archivées. C’est le cas du bulletin de paie, dont l’employeur conserve un double pendant 5 ans.
Information et droits des salariés
L’employeur informe les salariés sur :
- l’identité du responsable du traitement ;
- les objectifs poursuivis et la base légale ;
- le caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- les destinataires des données ;
- la durée de conservation ;
- les conditions d’exercice de leurs droits.
Le salarié peut demander l’accès à son dossier sans justifier sa demande : éléments de recrutement, historique de carrière, rémunération, évaluations.
Les points à vérifier avant de choisir un outil
- Inscrire le traitement au registre des activités de traitement et associer le délégué à la protection des données s’il en existe un.
- Paramétrer les droits d’accès par profil.
- Vérifier que les champs prévus correspondent aux informations qu’un employeur peut demander à un candidat lors du recrutement.
- Identifier les fonctions qui s’appuient sur de l’intelligence artificielle, encadrées par les règles sur l’IA dans le recrutement.
- Contrôler la capacité de l’outil à produire la DSN (déclaration sociale nominative) s’il gère la paie.
Sécurité et traçabilité des accès
La CNIL attend de l’employeur qu’il assure la sécurité des informations et garantisse que seules les personnes habilitées en prennent connaissance.
Les actions effectuées sur les données par les personnes habilitées doivent être enregistrées. L’objectif est de savoir qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi. Un logiciel RH doit donc permettre de tracer les connexions et les opérations.
Le cas des représentants du personnel
Les représentants du personnel ont accès aux données du registre unique du personnel : nom, nationalité, fonction occupée, date d’entrée dans l’organisme. Les autres instances peuvent obtenir certaines informations nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Questions fréquentes
Quelles données un logiciel RH peut-il contenir ?
Selon la CNIL, l’employeur peut collecter les informations nécessaires à la gestion administrative du personnel, à l’organisation du travail et à l’action sociale. Seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent consulter ces données, et les supérieurs hiérarchiques n’accèdent qu’aux informations nécessaires à leurs fonctions.
Combien de temps conserver les données des salariés ?
Les données sont conservées pendant la durée de la présence du salarié dans l’organisme. Après son départ, certaines informations doivent être archivées, comme les bulletins de paie, conservés 5 ans.
Un salarié peut-il accéder à son dossier dans le logiciel RH ?
Oui. Un salarié peut demander l’accès aux données qui le concernent sans avoir à justifier sa demande, y compris les éléments relatifs à son recrutement, à son historique de carrière, à sa rémunération et à son évaluation.
Sources
- CNIL, Les règles pour la gestion du personnel, page datée du 17 août 2023, consultée le 4 octobre 2026.