En bref :
- Les formalités d’embauche s’appliquent quels que soient le type et la durée du contrat.
- La DPAE est transmise avant l’embauche, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent.
- Le salarié reçoit des informations essentielles sous 7 jours calendaires, puis des informations complémentaires sous 1 mois.
- L’absence de DPAE expose à une pénalité de 1 305 euros par salarié, selon la fiche officielle vérifiée le 1er juin 2026.
Formalités d’embauche : les étapes dans l’ordre
Les formalités d’embauche d’un salarié du secteur privé suivent un enchaînement précis, détaillé par Entreprendre.Service-Public.
| Étape | Contenu |
|---|---|
| Offre d’emploi | Rédigée en français, datée, sans critère discriminatoire. La diffusion par France Travail est facultative |
| Nationalité | Vérification de l’autorisation de travail d’un salarié étranger |
| DPAE | Déclaration préalable à l’embauche, avant la prise de poste |
| Information du salarié | Informations essentielles sous 7 jours calendaires, informations complémentaires sous 1 mois |
| Registre du personnel | Inscription sur le registre unique du personnel, dès le premier salarié |
| Retraite complémentaire | Affiliation auprès d’une institution de retraite complémentaire, notamment l’Agirc-Arrco |
| Santé au travail | Visite d’information et de prévention ou examen médical d’aptitude |
Les règles de rédaction sont détaillées dans l’article sur l’offre d’emploi.
L’information du salarié
Sous 7 jours calendaires
L’employeur communique les informations principales : identité des parties, fonctions, rémunération, durée du travail. La période d’essai du CDI doit par ailleurs être prévue par le contrat.
Sous 1 mois
Il complète avec les informations relatives au droit à la formation, aux congés payés, à la procédure de rupture du contrat et aux conventions et accords collectifs applicables.
Les sanctions
- Absence de DPAE : pénalité de 1 305 euros par salarié concerné.
- Omission intentionnelle : travail dissimulé, puni de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour une personne physique.
- Défaut de visite médicale : amende de 1 500 euros, portée à 3 750 euros avec 4 mois d’emprisonnement en cas de récidive.
Ces montants sont ceux indiqués sur la fiche officielle à la date de consultation.
De l’embauche à l’intégration
- Réunir les documents nécessaires une fois le candidat retenu, dans le respect des règles sur les informations demandées à un candidat lors du recrutement.
- Transmettre la DPAE avant le premier jour.
- Remettre les documents d’information dans les délais.
- Planifier la visite d’information et de prévention.
Le calendrier type d’une embauche
| Moment | Ce que fait l’employeur |
|---|---|
| Dans les 8 jours qui précèdent | Transmission de la DPAE, au plus tard avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai |
| Le premier jour | Inscription sur le registre unique du personnel, obligatoire dès le premier salarié ou dès l’arrivée d’un stagiaire |
| Dans les 7 jours calendaires | Remise des informations essentielles sur la relation de travail |
| Dans le mois | Remise des informations complémentaires |
Comment transmettre la DPAE
La démarche varie selon que le salarié relève du régime général ou du régime agricole. Les employeurs qui emploient occasionnellement des intermittents du spectacle les déclarent auprès du guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
La déclaration comprend notamment la dénomination sociale de l’entreprise, ou le nom de l’employeur, l’adresse de l’établissement et son code APE.
Questions fréquentes
Quelles sont les formalités d'embauche obligatoires pour un salarié ?
L’employeur doit vérifier l’autorisation de travail d’un salarié étranger, effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), remettre au salarié les informations essentielles sur la relation de travail, l’inscrire sur le registre unique du personnel, l’affilier à la retraite complémentaire et organiser la visite d’information et de prévention ou l’examen médical d’aptitude.
Quand faut-il faire la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise avant l’embauche, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévue.
Que risque l'employeur en l'absence de DPAE ?
Selon la fiche d’Entreprendre.Service-Public vérifiée le 1er juin 2026, l’absence de DPAE est sanctionnée par une pénalité de 1 305 euros par salarié. Une omission intentionnelle constitue du travail dissimulé, puni de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende pour une personne physique.
Sources
- Entreprendre.Service-Public, Procédure et formalités d’embauche d’un salarié du secteur privé, fiche vérifiée le 1er juin 2026, consultée le 4 octobre 2026.